12 december 2019

Wageningen University & Research gebruikt WIZportaal om de promovendi te volgen

“WIZportaal is een regiesysteem dat door veel gemeenten wordt gebruikt voor regievoering in het sociaal domein. Wij zagen echter aanknopingspunten om dit systeem in te zetten voor een ander doel”, vertelt Ron de Ligt, manager Shared Service Center HR van Wageningen University & Research. “Zo gebruiken wij dit systeem om mensen die gepromoveerd zijn te volgen en te begeleiden van werk naar werk. WIZportaal biedt ons de mogelijkheid om binnen dossiers met verschillende disciplines hieraan te werken. Dat werkt efficiënt en snel.”

Ron legt uit wat het Shared Service Center doet. “Veel mensen willen aan Wageningen University & promoveren. Alle PhD-kandidaten krijgen een tijdelijk contract om dit te kunnen doen. Als ze eenmaal doctor zijn, dan begeleiden wij ze naar ander betaald werk. Het is voor ons belangrijk om dit snel en goed te doen, want zolang ze geen baan hebben gevonden betalen wij zelf de WW-lasten. Daarnaast vinden wij dit horen bij goed werkgeverschap. Ons Servicepunt Sociale Zekerheid heeft die taak op zich genomen en werkt daarbij samen met onder andere HR-adviseurs. WIZportaal biedt de mogelijkheid om gespreksverslagen, dossiers en andere relevante zaken vast te leggen in een digitale omgeving. Zo kan per kandidaat alles op één plaats worden vastgelegd en kan die informatie ook eenvoudig worden gedeeld met collega’s.”

Standaard en maatwerk software

Wageningen University & Research werkte al langer samen met Solviteers. Die samenwerking vormde de aanleiding om met elkaar in gesprek te gaan over de mogelijkheden om het proces van het Shared Service Center digitaal te stroomlijnen. “Uit de gesprekken met de consultants van Solviteers bleek dat WIZportaal goed aansloot bij onze behoefte. Sterker nog, circa 80% van de standaard inrichting kon ook zo bij ons toegepast worden. Het andere deel is verder op maat ingeregeld op basis van onze specifieke wensen.”

Soepele implementatie

De keuze voor WIZportaal en de implementatie ervan had een doorlooptijd van circa drie à vier maanden. “Wij hebben tijdens verschillende bijeenkomsten gekeken naar de mogelijkheden binnen WIZportaal en onze aanvullende wensen.” Ron legt uit dat twee adviseurs sociale zekerheid van het Shared Servicecenter de implementatie hebben begeleid. Hij was daarbij niet nauw betrokken, maar de samenwerking met Solviteers en het verloop van de implementatie was wel een vast gespreksonderwerp. “De implementatie is soepel verlopen, de communicatie was duidelijk en er was voortdurend goede afstemming.”

Intuïtief en gebruiksvriendelijk

Inmiddels is WIZportaal in gebruik. De reacties zijn positief: de adviseurs zijn tevreden. “Al tijdens de implementatie hebben de adviseurs kennisgemaakt met WIZportaal. Verder is er nog een training geweest. Het voordeel van WIZportaal is dat het intuïtief is en dus gebouwd zoals mensen denken. Dat werkt. Iedereen kon er vrijwel direct mee aan de slag.”