Implementatie van WIZportaal: een project met wederzijds vertrouwen


Gemeente Roermond


Marcel Peusen, Programmamanager sociaal domein

“Kenmerkend voor de samenwerking met IT-partner Solviteers is wederzijds vertrouwen. Vanaf onze keuze voor het regiesysteem WIZportaal tot en met de implementatie ervan hebben wij op deze manier kunnen samenwerken.”

Marcel Peusen werkt als programmamanager sociaal domein bij de gemeente Roermond. Hij vertelt dat WIZportaal optimaal aansluit bij de doelstellingen van de gemeente. “Het pakket is bijzonder gebruiksvriendelijk. Wij ervaren bovendien een administratieve lastenverlichting, doordat wij als het ware een knip hebben gemaakt tussen het front- en backofficesysteem. Wij gebruiken WIZportaal nu voor de uitvoering van de Wmo, maar het is prettig dat het doorontwikkeld kan worden voor andere gedecentraliseerde taken binnen het sociaal domein. Verder waarderen wij de sterke mate van flexibiliteit. Wij hebben dit regiesysteem volledig kunnen inrichten volgens onze eigen werkprocessen.”

Geen strakke deadline

Aan de basis van de samenwerking tussen de gemeente Roermond en Solviteers ligt een bijzondere aanbesteding. Marcel Peusen legt uit: “Wij hebben eigenlijk alleen de vraag naar een werkend systeem geformuleerd. Daarbij hadden wij geen dichtgetimmerd plan en ook geen strakke deadline. Solviteers heeft dit goed opgepakt. Ze begrepen wat wij beoogden en waren bereid om daarbij zelf ook risico te lopen. Uiteindelijk heeft deze manier van werken ons veel gebracht. Ik ben ervan overtuigd dat niet alleen wij, maar ook Solviteers veel geleerd heeft. Bovendien is het gelukt het systeem op te leveren binnen de termijn die we voor ogen hadden.”

Efficiënte werkwijze

Voor de implementatie van WIZportaal koos Solviteers voor een agile manier van werken. Dit verliep in de ogen van Peusen soepel en efficiënt. “Wij kwamen ongeveer één keer per maand met alle betrokkenen samen. Wij keken waar we stonden en overlegden over de volgende stap. Intern was het voor mij belangrijk om strak te sturen op ieders aanwezigheid. Zo konden wij steeds de noodzakelijke stappen zetten.” Ook de livegang verliep soepel. Hiervoor werden twee medewerkers vrijgemaakt die samen met Solviteers ook alle instructies schreven. “In een aparte instructieruimte nodigden wij alle collega’s uit. Natuurlijk eerst degenen met een sterke affiniteit met IT en later de medewerkers met een wat grotere afstand. Iedereen ging tijdens de instructiedag met zijn eigen voorraad aan de slag. Ook dit hebben wij strak geregisseerd en met succes: na twee weken hoorde ik van niemand nog klachten dat het niet liep.”

Toekomstplannen

Als het aan Peusen ligt wordt WIZportaal in de nabije toekomst meer ingezet binnen het sociaal domein. Hij denkt daarbij aan uitkeringen en schuldhulpverlening. “Wij zouden daarbij dezelfde knip in het proces kunnen maken, waardoor de dienstverlening aan de klant verbetert.”